핵심 요약
- 정산 단계는 서류 심사보다 까다롭다.
- 세금계산서, 이체내역, 설치확인서, 사진, 로그가 하나라도 불일치하면 감액 또는 환수 조치가 발생한다.
- 본 문서는 정산의 전체 흐름, 문서 세트 구성, 불인정 사례, 사후 검증 대응법까지 포함한 실무 기준 매뉴얼이다.
1. 정산 프로세스 개요
| 단계 | 내용 | 제출 시점 |
|---|---|---|
| ① 집행 완료 | 장비 구매, 설치, 교육, 사용 | 사업 종료 직후 |
| ② 증빙 수집 | 계약서·세금계산서·이체내역·설치사진·운영로그 | 집행 즉시 |
| ③ 정산서 작성 | 항목별 합계표·불인정 항목 구분 | 사업 종료 후 1주 이내 |
| ④ 주관기관 검토 | 금액·날짜·품목 일치 확인 | 통보일 기준 1~2주 |
| ⑤ 보완요청 대응 | 증빙 재제출·명세표 수정 | 24~48시간 내 |
| ⑥ 최종 확정 | 지원금 지급 또는 정산 확정 통보 | 사업종료 1개월 이내 |
2. 증빙 세트 구성 규칙
| 항목 | 필수 서류 | 일치 기준 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 계약·발주 | 계약서, 견적서, 발주서 | 공급자명·품목·단가 동일 | 비교견적 최소 2건 |
| 지출증빙 | 세금계산서, 이체내역, 영수증 | 금액·공급일자·공급자 동일 | 개인결제·현금 금지 |
| 납세증빙 | 국세·지방세 납세증명 | 체납 없음 | 유효기간 7일 |
| 설치증빙 | 설치확인서, 사진, 시리얼넘버 | 장소·장비명·수량 일치 | 사진 내 간판 노출 |
| 운영로그 | POS, SaaS, 사용기록 | 기간·계정·IP 동일 | 캡처+CSV 병행 |
| 성과증빙 | KPI표, 전후 비교 리포트 | 동일 항목 전후 수치 명시 | 월별 보고 가능 |
정산 파일명 예시
20251024_세금계산서_POS_v2.pdf
20251025_이체내역_POS_v2.pdf
20251026_설치사진_POS_01.jpg
20251026_운영로그_POS_Q4.csv
3. 불인정·환수 주요 사례
| 유형 | 내용 | 결과 |
|---|
- 금액 불일치 | 세금계산서 3,300,000원 / 이체 3,000,000원 | 300,000원 감액
- 품목 불일치 | 견적 “POS 단말” / 세금계산서 “노트북” | 전액 불인정
- 공급자 상이 | 계약 ‘A사’ / 계산서 ‘B사’ | 재발급 요구
- 개인카드 결제 | 사업자계좌 미사용 | 전액 불인정
- 자부담 혼합 이체 | 보조금+개인 이체 혼합 송금 | 회계 불명확으로 반려
- 설치 사진 누락 | 장비 사진 미제출 | 현장검증 필요
- 운영로그 불충분 | 사용 기간 1개월 미만 | 사후환수 가능
4. 정산용 표준 서류 목록
| 분류 | 파일명 예시 | 비고 |
|---|---|---|
| 계약 관련 | 20251020_계약서_POS_v1.pdf | 견적·발주 포함 |
| 세금계산서 | 20251021_세금계산서_POS_v1.pdf | 부가세 명시 |
| 이체내역 | 20251021_이체내역_POS_v1.pdf | 은행 PDF |
| 설치확인 | 20251022_설치사진_POS_1.jpg | 매장명 표기 |
| 운영로그 | 20251022_운영로그_POS.csv | 전후 3개월치 |
| 성과표 | 20251023_KPI표_매출전후.xlsx | KPI별 수치 |
| 보고서 | 20251023_결과보고서_v1.pdf | 사진·그래프 포함 |
5. 정산 시점별 관리 루틴
| 시점 | 점검 항목 | 산출물 |
|---|---|---|
| 집행 전 | 계약·견적 일치 확인 | 계약·비교견적 세트 |
| 집행 중 | 세금계산서·이체내역·설치사진 확보 | 월별 폴더 저장 |
| 집행 후 | KPI 기록, 로그 저장 | CSV·그래프 |
| 정산 전 | 금액·품목 일치 검증 | 체크리스트 |
| 정산 중 | 보완요청 대응 | 수정본·메모 |
| 정산 후 | 보고서·성과집계 | PDF 보고서 |
6. 사후 검증 대응 전략
| 검증 방식 | 설명 | 대응 팁 |
|---|---|---|
| 현장검증 | 설치·운영 여부 확인 | 사진 동일 장소 재촬영 |
| 서류검증 | 정산표·증빙 대조 | 이체내역·세금계산서 일자 동일화 |
| 성과검증 | KPI 달성률 점검 | 로그·그래프·캡처 준비 |
| 중복수혜 점검 | 동일 목적 타사업 여부 | 항목 구분 코드 명시 |
| 데이터 검증 | 로그 조작·허위 증빙 확인 | CSV 원본 유지 |
검증 대응 문서 구성
- 사업 개요서 (목적, 기간, 항목)
- 설치사진 (전후 동일 각도)
- 운영로그 원본 (기간 표시)
- KPI 비교표
- 보고서 요약본 (핵심 성과 1페이지)
7. 정산 통과 체크리스트
| 항목 | 통과 조건 |
|---|---|
| 세금계산서·이체내역 | 금액·일자·공급자 일치 |
| 계약서·견적서 | 단가·수량·품목 일치 |
| 사진·설치확인서 | 장소·장비명 표기 |
| 운영로그 | 사용 기간 30일 이상 |
| 성과표 | KPI 전후 비교 명확 |
| 보고서 | 수치+사진+그래프 포함 |
| 납세증명 | 체납 없음 |
| 자부담 증빙 | 별도 계좌 이체 확인 |
8. 보완요청 대응법
- 보완 기한은 평균 24~48시간. 지연 시 탈락 가능성 있음.
- 수정 전후 대조표 첨부:
항목: 세금계산서 금액 수정 수정 전: 3,300,000원 수정 후: 3,000,000원 사유: 단가 오입력 정정 - 수정 파일명은
_v2,_v3로 구분하고, 원본 보관. - 동일 항목 재제출 시 파일명 동일 유지(시스템 자동 인식).
9. 자주 묻는 질문
Q1. 세금계산서와 이체일이 하루 차이 날 경우 인정되나?
A. 통상 ±3일 이내는 허용되지만, 거래내역 캡처로 일자 차이 사유를 명시해야 한다.
Q2. 개인카드 결제 후 환급받은 경우 인정되나?
A. 불인정. 반드시 사업자계좌에서 직접 결제해야 한다.
Q3. 자부담 항목도 세금계산서·이체내역이 필요한가?
A. 필요하다. 동일 회계 구조로 관리해야 전체 금액 정합성이 유지된다.
Q4. 운영로그가 없는 장비는 어떻게 증빙하나?
A. 설치사진 + 사용 현황 캡처(메뉴 화면, 사용내역, 고객리뷰 등)로 대체 가능하다.
Q5. 정산 완료 후 자료를 삭제해도 되나?
A. 불가. 최소 3년간 보관 의무가 있으며, 재검증 시 제출해야 한다.
10. 결론
정산은 제출 후 심사가 아니라 증빙의 완결성 심사다.
서류·계좌·사진·로그를 동일 코드로 관리하고, 불일치·누락이 없도록 매월 정합성을 점검해야 한다.
“집행 즉시 증빙 확보–정산 전 사전 점검–사후 3년 보관”의 3단계 루틴을 유지하면, 감액·환수 없이 안정적인 지원금 운영이 가능하다.